מודל הפעילות הגמיש חרג מזמן מגבולות ענף ההייטק או העבודה העצמאית. חברות רבות מפעילות כיום אנשי צוות מעבר לים, נציגי שטח בדרכים ונותני שירות הנדרשים לרציפות תקשורתית מלאה מחוץ למשרד. במציאות זו, מיקומו של הנציג אינו אמור להשפיע על איכות השירות הניתנת ללקוח. עם זאת, אספקת מחשב נייד ומכשיר סלולרי אינה מספקת. חיוני ליישם סביבת תקשורת אחודה המאפשרת ניתוב שיחות, שימור מספר מערכתי יחיד, סנכרון נתונים וניהול פניות יעיל. הטמעת תשתיות מתאימות מבטיחה ללקוחות חוויית שירות הוליסטית ואחידה, גם כאשר כוח האדם מבוזר גיאוגרפית.
יוצרים כתובת תקשורתית קבועה לעסק
מעבר עובדים בין פלטפורמות מרוחקות או עבודה מביתם באמצעות קווים אישיים פוגעים ברציפות התקשורתית. לקוחות העסק מצפים לכתובת אחידה ולמענה מקצועי זמין, ללא תלות במיקומו הגיאוגרפי של הנציג המטפל. הטמעת קווים וירטואליים לעסקים מעניקה גמישות תפעולית בניהול מספרי הטלפון ובניתוב השיחות לפי ארכיטקטורת השירות שנבחרה. מנגנון זה משמר את המספר הארגוני כחלק מרכזי מזהות המותג, בעוד כי הצוות פועל מכל מקום. טרם הבחירה בתשתית, מומלץ לבחון את איכות השמע, מנגנוני הניתוב, אבטחת המידע, יכולת ההקלטה והתממשקות המערכת לתשתיות הקיימות בארגון.
מאפשרים לעובדים להישאר זמינים גם בחו"ל
שהייה בחו"ל במסגרת נסיעה עסקית, מעבר זמני או רילוקיישן אינה מחייבת נתק ממערך התקשורת הארגוני. שימוש בפתרונות כגון אפליקציות שיחות מחו"ל מאפשר ניהול תקשורת שוטפת על גבי תשתית האינטרנט, בהתאם לחיבור הזמין במיקום העובד. טרם ההטמעה, חיוני לבחון את ביצועי היישום ברשתות משתנות, את היכולת לשמר את הזהות העסקית בשיחות נכנסות ויוצאות ואת התנהגות המערכת במצבי חוסר יציבות. במקביל, מומלץ לגבש נהלים ברורים לגבי התחברות לרשתות ציבוריות, ניהול הרשאות ואבטחת ציוד הקצה. גמישות תפעולית היא יתרון, אך היא חייבת לשמור על הגנת המידע הארגוני.
האפליקציה המהפכנית לשימוש במספר שלך מכל מקום בעולם!
- שיחות והודעות SMS ללא הגבלה מכל מקום בעולם – ללא צורך ב SIM!
- שירות SMS למייל
-
+ חבילת 100 דקות לשיחות ליעדים בינלאומיים
לרשימת המדינות הכלולות בחבילה
(+₪10)
₪40
מרכזים את התקשורת במקום לפזר אותה בין מערכות
שימוש בכלים נפרדים על ידי עובדים שונים יוצר אובדן מידע קריטי. תרחיש שבו שיחה מתנהלת במכשיר אחד, הודעה נכנסת בערוץ נפרד ונתוני הלקוח שמורים במערכת שלישית מעמיק את הפיצול, בייחוד בצוותים מבוזרים. הטמעת פתרונות תקשורת לעסקים מספקת מענה אחוד המשלב מרכזיה, ניתוב שיחות, תיעוד, ממשקי ניטור והתממשקות לתוכנות ארגוניות נוספות. היעד אינו סרבול המערכת עם יישום נוסף, אלא יצירת סנכרון מלא. טרם היישום, כדאי למפות את נתיב הפנייה של הלקוח ולהגדיר את נקודות הממשק שבהן עובר המידע בין העובדים והמערכות השונות.
מגדירים תהליכי שירות שמתאימים לאזורי זמן שונים
פריסה גלובלית מעניקה רציפות תפעולית, אך מציבה מורכבות ניהולית. כאשר יום עבודה של נציג אחד מסתיים בדיוק עם תחילת פעילותו של אחר, חיוני למנוע זליגה או הזנחה של פניות פתוחות. פתרון יעיל נשען על סנכרון שעות מענה לפי אזורי זמן, הגדרת נהלי ניתוב ברורים ומנגנון מסודר של העברת משמרת. גישה מלאה להיסטוריית הטיפול, הפעולות אשר בוצעו והשלבים הבאים מאפשרת לכל איש צוות להמשיך ברצף. כך נחסך מהלקוח צורך בתסכול של חזרה על פרטים, והארגון מבטיח מענה אחיד ומקצועי גם בחלוקת משימות בין מדינות.
לא שוכחים אבטחה, מדידה וחוויית לקוח
תשתית תקשורת יעילה נדרשת לשלב נוחות משתמש לצד מנגנוני בקרה ארגוניים. חיוני לבחון ניהול הרשאות, אימות זהויות, אבטחת מידע וסגירת גישה במצבי עזיבת עובד או אובדן ציוד. ככל והמערכת כוללת תיעוד או הקלטת שיחות, יש לאמת עמידה ברגולציה ובדיני הפרטיות החלים באזורי הפעילות. במקביל, מומלץ לנטר מדדי שירות מרכזיים- זמני מענה, אחוז השיחות שננטשו, משך הטיפול ופניות חוזרות, במטרה לאתר נקודות התייעלות. הטכנולוגיה כשלעצמה היא לא תחליף לאיכות השירות, אך היא מעניקה לצוות את המעטפת הנדרשת לשמירה על זמינות, סדר ורציפות תפעולית.
סיכום
סביבת עבודה מבוזרת אינה מתפרשת כהיעדר סדר ארגוני. דווקא בפריסה גיאוגרפית רחבה, נדרשת תשתית תקשורת אחודה המבטיחה רציפות שירותית ללקוח ועבודה מסודרת לצוות. הצעד הראשון מחייב מיפוי צרכים מקיף- זיהוי מקבלי השיחות, מיקומיהם בעולם, שעות הפעילות הנדרשות והמערכות הקיימות בארגון. מהלך זה מאפשר התאמת טכנולוגיה לתהליכים העסקיים ולא להפך. שילוב נכון בין מרכזיה גמישה, ניהול נתונים, אבטחת מידע ונהלים מוגדרים מנטרל את מגבלות המרחק. כך יכול הארגון לספק מענה מקצועי, אחיד ואמין, גם כאשר משרד וירטואלי פועל מכל מקום בגלובוס.
הצטרפו ל-ALOHA עוד היום והישארו מחוברים מכל מקום בעולם. צריכים אותנו? צרו איתנו קשר!
